Informação na “firma”
A informação é um ativo importante para qualquer organização. A divisão e especialização do trabalho fez com que a troca de informações seja parte inerente de qualquer atividade.
Chun Wei Choo, em seu livro – ”A organização do conhecimento”- afirma que “a informação é um componente intrínseco de quase tudo que uma organização faz. Sem uma clara compreensão dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informação se transforma em percepção, conhecimento e ação, as empresas não são capazes de perceber a importância de suas fontes e tecnologias de informação”.
O problema é que temos sido bombardeados com uma quantidade assustadora de informação. Pouca coisa útil no meio de um oceano de inutilidades.
O filósofo Pierre Lévy desenvolve em seu livro, “Cibercultura”, uma metáfora (anteriormente criada por Roy Ascott) comparando esta inundação de informações em que vivemos a um segundo dilúvio. Diferente do dilúvio de Noé, não existe muita esperança de que o nível da água (informação) irá algum dia baixar. Na verdade temos que construir nossa arca, separar o que consideramos relevante e nos acostumarmos com a navegação. Ao contrário de Noé, que não via nada pela escotilha de sua própria embarcação, nós conseguimos ver outras arcas, que tentam lidar com o dilúvio usando estratégias iguais às nossas, ou mesmo totalmente diferentes. Lévy recomenda que preparemos nossos filhos para nadar e navegar nesse dilúvio cujo nível nunca vai baixar. Não há outra solução.
O que podemos fazer dentro das empresas em que trabalhamos para sobreviver a esse dilúvio ?
Don Tapscott, em seu livro “Wikinomics”, cita dados de pesquisas que afirmam que 90% da colaboração entre as pessoas dentro de organizações ocorre pelo e-mail. O problema é que somente 10 a 20% dos e-mais são úteis. Isso gera um paradoxo para a improdutividade, líquida e certa, dentro das organizações. Ou seja, saber usar bem a ferramenta de e-mail é um primeiro desafio para as nossas atividades diárias.
Algumas dicas para não deixar o e-mail dominar o seu dia:
- ao começar o dia de trabalho, não abra seu e-mail, preferindo pensar e planejar suas atividades do dia;
- aprenda a usar as funções de filtro de sua ferramenta de e-mail, pois elas podem ajudar a separar o “joio do trigo”;
- não deixe a ferramenta de e-mail aberta durante todo o tempo, reserve horários para a consultar e responder mensagens;
- separe temas de trabalho e particulares em contas independentes, não misture os temas.
Outro problema dentro das empresas é como elas devem lidar com as redes sociais e serviços de comunicação. Algumas bloqueiam totalmente, outras permitem com restrições e outras acabam liberando tudo.
Temos que tomar cuidado ao utilizar estas redes e serviços. Tanto podemos utilizá-las de forma produtiva como uma completa perda de tempo.